TOOL-BE DE COLOMBIA S.A.S. (en adelante TOOL-BE®), sociedad legalmente constituida, identificada con NIT N.º 900639346 - 1, en atención a su interés de informar a los usuarios sobre el tratamiento de sus datos personales, se permite formular el presente texto con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje, de conformidad con la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 y sus decretos reglamentarios.

El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley, es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, buscando garantizar a todos los ciudadanos el poder de decisión y control sobre su información personal. En este sentido, TOOL-BE® procede a definir estas políticas teniendo en cuenta que para el desarrollo de su quehacer, debe recopilar y tiene acceso a datos personales como responsable y encargado. En virtud de esta política, TOOL-BE®, se compromete a hacer uso de los datos basándose en un tratamiento de información personal responsable, para la recolección, almacenamiento y desarrollo de cualquier actividad en la que se incluyan datos personales. Así mismo, TOOL-BE® reconoce los derechos que cada usuario tiene de conocer, actualizar, rectificar y revocar sus datos personales de las bases de datos de la empresa. 

OBJETO

TOOL-BE® a través de este documento, establece las pautas y políticas obligatorias que garantizarán la protección de los datos personales de los titulares, así como la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información por parte de los titulares.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente política deberán tenerse en cuenta las siguientes definiciones legales: 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

REPONSABLES DEL TRATAMIENTO

Se establece que la entidad responsable del tratamiento de datos personales es la empresa TOOL-BE DE COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT. Nº 900639346 - 1, con domicilio principal en la Ciudad de Medellín, en la dirección: Carrera 47 b # 17 a sur 42 con página web: http://tool-be.com/; correo electrónico: info@tool-be.com, y con política de tratamiento de información disponible en: http://tool-be.com/politica_de_datos 

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente documento aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de TOOL-BE®, y serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de TOOL-BE® con las limitaciones y restricciones que la propia ley establece, y siempre que no se trate de información pública.

PRINCIPIOS

La política de manejo de datos personales de TOOL-BE®, se regirá por los siguientes principios:

1. a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales se encuentra regulado mediante ley nacional y es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

1. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA

La presente política de tratamiento de datos personales se refiere a la información que permite que el titular sea identificado o identificable. Esta información personal incluye, entre otros, y para el caso particular de TOOL-BE®, su nombre, empresa en la que trabaja, medio al que pertenece, número de identificación, número telefónico, dirección de correo electrónico, ciudad de residencia, entre otros. Adicionalmente también podrá recopilarse información de diferentes fuentes incluyendo, sin limitarse a ellas, bases de datos públicas e información de terceras partes a las que haya dado su permiso para compartir información. Este tipo de información que podrá obtenerse de dichas fuentes incluye, nombre, edad, dirección, teléfono, cargo, ciudad de residencia, entre otros.

PROPÓSITO DE TOOL-BE® CON LAS BASES DE DATOS

TOOL-BE® es una empresa dedicada principalmente para ayudar a convertir a cualquier adulto a cargo de niños en sus primeros 1000 días de vida, en su primer y mejor educador para la vida. TOOL-BE® es un sencillo y revolucionario sistema basado en el movimiento, la música y el juego para ayudar a los niños en el desarrollo integral y armónico de su cuerpo; ofrece diferentes e ingeniosas actividades y juegos para ser realizadas junto con los niños, en casa o en cualquier lugar, entre otros. 

La empresa requiere, para el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, seguidores, acreedores, entre otros, recopilar constantemente datos para diversas finalidades.  En este entendido, los usuarios aceptan suministrar la información solicitada para los siguientes fines:

• Transferir los datos o información parcial o total a sus empresas, entidades aliadas y/o entre proyectos representados por TOOL-BE®.

• Mantener contacto para informarle acerca de servicios, envío de boletines, programación de eventos, campañas, y contenidos relacionados con las actividades que desarrolla dentro de su objeto social, con el fin de mantener un vínculo cercano y confiable con cada uno.

• Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al aceptar la recolección y tratamiento de los datos.

• Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.

• Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de manejo de datos de cualquier índole.

• Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, 
recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al aceptar la recolección y tratamiento de los datos. 

• Enviar regalos, material publicitario, merchandising, artículos publicitarios.

• Realizar actividades con fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.

• Realizar búsquedas para un conocimiento más cercano con todos sus seguidores, clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

• Preparar estudios de mercado, actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.

• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran. 

• Registrar con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios; entre ella se encuentra y no se limita a las visitas al sitio web de TOOL-BE®, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse con la empresa.

• Compartir con terceros que colaboran con la empresa y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, entidades públicas, privadas, entre otros. En algunas ocasiones podrá compartirse información personal con sociedades vinculadas y/o con terceras empresas asociadas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de la empresa, también podrá compartirse información si la empresa cree que es razonablemente necesario para protegerse o proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general. Con excepción de lo descrito anteriormente, la empresa nunca revelará Información personal a ningún tercero para fines de marketing y/o publicidad, a menos que haya otorgado su consentimiento expreso para tales fines, en todo caso el mismo se entenderá otorgado con la aceptación a los términos de esta política al registrarse en este sitio web.

• Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre TOOL-BE® y el usuario Titular de datos personales.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN

Con relación al suministro de información por parte del titular, deberán tenerse en cuenta las siguientes consideraciones: 

DATOS SENSIBLES

El titular tiene derecho a no suministrar información sensible solicitada por TOOL-BE® relacionada entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, datos relativos a la vida sexual, a la salud y los datos biométricos, es decir aquellos que permiten identificar a una persona por sus rasgos físicos, de voz, de movimiento, tales como: fotos, huellas, firmas, etc., o datos relacionados con su convicción religiosa o filosófica, así como orientación política.

TOOL-BE® le recomienda a sus usuarios abstenerse de remitir información de carácter sensible que no sea necesaria para entablar su relación con la empresa.

MENORES DE EDAD

El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor de forma escrita.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Como responsable del tratamiento TOOL-BE® tiene los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 y sus decretos reglamentarios, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

• Designar un área que asuma la función de protección de datos personales, la cual dará tramite a las solicitudes de los titulares.

• Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos días hábiles siguientes al recibo del reclamo completo, cuando se realice esta solicitud por parte de un titular.

• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 y sus decretos reglamentarios.

• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 y sus decretos reglamentarios.

• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas. 

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a TOOL-BE® , o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transferencia de los mismos.
  Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a TOOL-BE®, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

• Ser informado por TOOL-BE®, o por el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le hayan dado a los datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

• Preguntar por los tiempos de conservación y eliminación de la información, actualizar los datos.

PROCEDIMIENTOS

Se definen a continuación los procedimientos de consultas y reclamos que deberá iniciar el titular de acuerdo con su interés o necesidad.

El área encargada al interior de TOOL-BE® para atender las consultas y reclamos es el Área de Coordinación CAT (Centro de Acompañamiento a Familias Tool-be®

Correo electrónico: info@tool-be.com. Dirección: Carrera 47 b # 17 a sur 42.

CONSULTAS: El titular tiene derecho a consultar su información personal tratada en la base de datos de TOOL-BE® Para ello contará con alguna de las siguientes opciones:

• Radicar la consulta por escrito en la dirección: Carrera 47 b # 17 a sur 42  o al correo electrónico: info@tool-be.com.
• Radicar la consulta a través de la página web del Sitio Web http://tool-be.com/. 

Al realizar su solicitud de consulta, deberá presentar los siguientes documentos:

• Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte).
• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.

RECLAMOS: El titular tiene derecho a solicitar la actualización, rectificación y supresión de la información de carácter personal, así como revocar la autorización otorgada a TOOL-BE. Para ello contará con alguna de las siguientes opciones:

• Radicar el reclamo por escrito en la dirección: Carrera 47 b # 17 a sur 42 o al correo electrónico: info@tool-be.com
• Radicar el reclamo a través de la página web del Sitio Web http://tool-be.com/.

Al realizar su solicitud de reclamo, el titular deberá presentar los siguientes documentos:

• Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte).
• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.

La solicitud debe indicar la intención de que se actualice, rectifique o suprima su información personal de las bases de datos de TOOL-BE® o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente su nombre, el número de su documento de identidad y los datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

Si la solicitud resulta incompleta, se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se le informará los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

TOOL-BE® ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos.

El acceso a los datos personales está restringido con privilegios de acceso y contraseña a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de la empresa encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto de la empresa. 

TOOL-BE® no permite el acceso a la información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas, de conformidad con la normatividad nacional.

No obstante lo anterior, TOOL-BE® no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos, contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

TOOL-BE® hace todo lo posible para que su sitio web y todas las herramientas de recolección y almacenamiento de datos sean seguras, pero es necesario que el titular se abstenga de: (i) crear cuentas o diligenciar formularios para otras personas sin su autorización; (ii) compartir sus datos de acceso, en caso que esto aplique; (iii) permitir el acceso a su cuenta por terceras personas; (iv) remitir información que no sea estrictamente necesaria para las finalidades contempladas en la presente política o de terceras personas sin su autorización; (v) suministrar información falsa, incorrecta o desactualizada.

TOOL-BE®, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. 

TOOL-BE®, procederá, en caso de que aplique y de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio publico de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. 

PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS Y LA POLÍTICA

Las bases de datos de TOOL-BE® tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto, cincuenta (50) años.

Adicionalmente, la presente política rige a partir del 24 de octubre de 2019 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar de forma previa por TOOL-BE®.

MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

TOOL-BE® informa que cualquier cambio sustancial a la presente política se comunicará oportunamente a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.